英文メールの書き方

ビッキーさんの経験から得たわかりやすい英文メールの書き方を紹介します。

私の英文メール体験記

2011/01/27

私は以前仕事で英文メールを書く機会がよくありました。ある会社に勤めていたときに国際会議に出席する業務に就いていたのですが、その際提案書を作成して会議で議論する仕事をしていました。提案書が会議で承認されるために他社からのサポートを得る必要があり、現地での会議で議論する前に予めどのような提案を出すかを関係者に伝え根回しする手段として主にEメールが使われていました。そのときに感じた、Eメールで円滑に海外の人々とコミュニケーションを取る方法がいくつかあります。

1.返事は迅速に
スピーディーに事が進むのがEメールの良い点のひとつです。そのため相手からのメールにはできるだけ早く返事をするように心がけていました。あまり時間を置いてしまうとまたメールを読み返して考えを整理して…と手間がかかるので、調べることが必要な内容以外は迅速な返信をしていました。これは英文メールに限らず日本語でも同じですね。

2.相手の良い点を見つける
相手がしてくれたことや意見などについてまず良い点を見つけて褒めることで印象が良くなります。相手の意見を否定する場合でも、最初は良い点を挙げた上で異を唱える方が良いと思います。ただし、相手を褒めすぎるのは返って印象を悪くしてしまうこともあるため辞めましょう。相手が不快にならないよう配慮することが必要です。

3.先入観を持たない
海外の人と英文でメールをやり取りするとき、特に会ったことが無い人とのやりとりでは国籍や役職、メールの文面からどのような人かをイメージするしかありません。そのようなとき先入観で相手の姿を決めつけないようにした方が良いと思います。国籍や文書の書き方だけで判断し悪いイメージを持ってしまうと良好な関係が築けません。先入観を持たずにビジネスをスムーズに進めるためのEメールでのやり取りを心がけたいものです。

Eメールでは全て文章で伝えるため書き方によって相手の捉え方が変わることもあります。Eメールにせよ、電話や直接会って話すにせよ、相手の立場に立ってコミュニケーションを取るという姿勢を忘れないようにしましょう。

1. 英文メールの書き方／英文メールを書く前に
2. 英文メールの書き方／日本語メールとの違い
3. 英文メールの書き方／英文メールの書き方について
4. 英文メールの書き方／知って得する英文メール豆知識
5. 英文メールの書き方／私の英文メール体験記
6. 英文メールの書き方／英文メール例文〜友人とのやりとり〜
7. 英文メールの書き方／英文メール例文〜新規顧客への営業〜
8. 英文メールの書き方／英文メール例文〜謝罪文〜
9. 英文メールの書き方／英文メール例文〜お問い合わせ〜
10. 英文メールの書き方／英文メール例文〜お礼状〜

ビッキーさん／女性／年齢：20代／千葉県在住、TOEIC 915点（リスニング満点取得）。旅行と食べ歩きが趣味のアラサー女性です。日頃はカロリー控えめのヘルシーな料理作りに励んでいます。